CÁC KHOẢN CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN CỦA HỘ KINH DOANH NĂM 2026

Để xác định chính xác số thuế Thu nhập cá nhân phải nộp theo phương pháp thu nhập tính thuế, Hộ kinh doanh cần nắm vững cách xác định các khoản chi phí hợp lý. Bài viết này Luật Đại Thành dựa trên hướng dẫn mới nhất năm 2026 để giúp Quý hộ kinh doanh hạch toán chi phí chuẩn xác, giảm thiểu số thuế phải nộp một cách hợp pháp.

I. Công thức xác định thuế TNCN theo thu nhập tính thuế

Đối với HKD lựa chọn nộp thuế theo thu nhập thực tế, số thuế được tính như sau:

Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu – Chi phí hợp lý) x Thuế suất

II. Điều kiện để xác định các khoản chi phí được trừ

– Các khoản chi phí phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

– Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật.

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

III. Chi tiết các khoản chi phí được trừ

Để một khoản chi được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ, HKD phải đảm bảo khoản chi đó thực tế phát sinh liên quan đến kinh doanh và có đầy đủ chứng từ thanh toán (đặc biệt là chứng từ không dùng tiền mặt cho các hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên). Danh mục chi phí bao gồm:

1. Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phục vụ sản xuất.

2. Tiền lương, thưởng, bảo hiểm bắt buộc cho người lao động; lương, tiền công, các khoản phụ cấp và các khoản chi trả cho người lao động dưới 01 tháng.

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho sản xuất, kinh doanh. Mức trích khấu hao tài sản cố định được tính vào chi phí hợp lý theo quy định. Trừ trường hợp tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục được sử dụng cho sản xuất, kinh doanh.

4. Tiền điện, nước, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng có hóa đơn, chứng từ.

5. Lãi vay vốn sản xuất, kinh doanh của tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế. Trường hợp không phải là tổ chức tín dụng thì mức lãi không vượt quá mức quy định tại Bộ luật Dân sự.

6. Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh.

IV. Những khoản chi phí không được trừ

HKD cần đặc biệt lưu ý tránh đưa các khoản sau vào chi phí kinh doanh vì sẽ bị cơ quan thuế loại bỏ khi quyết toán:

1. Khoản chi không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2. Các khoản chi không có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.

3. Tiền lương, tiền công và các khoản chi của chính chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hộ gia đình (trừ các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc; khoản tiền lương đã tính vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán).

4. Phần chi khấu hao tài sản cố định vượt mức quy định hoặc khấu hao đối với tài sản không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

5. Các khoản phạt vi phạm hành chính, phạt vi phạm hợp đồng, tiền bồ thường do lỗi cá nhân kinh doanh.

6. Đất ở và công trình phục vụ sinh hoạt trên đất, xe ô tô và các tài sản đăng ký sở hữu hoặc sử dụng mang tên cá nhân (trừ xe ô tô và các tài sản đăng ký sở hữu hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh vận tải, du lịch).

7. Các khoản chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình. Cá nhân kinh doanh có trách nhiệm theo dõi riêng chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh và chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình.

V. Trách nhiệm lưu giữ sổ sách và bảng kê hàng tồn kho

Từ năm 2026, để các chi phí trên được công nhận, HKD có doanh thu từ 03 tỷ đồng trở lên hoặc lựa chọn nộp thuế theo phương pháp tính thuế x thuế suất bắt buộc phải thực hiện kê khai hàng tồn kho, máy móc thiết bị tính đến thời điểm 31/12/2025.

Mẫu biểu: Sử dụng mẫu 01/BK-HTK của Bộ Tài chính.
Thời hạn lưu trữ: Tài liệu kế toán, chứng từ phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

👉 Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!

___________________________