Trong hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng hóa, mã số mã vạch (MSMV) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý sản phẩm, kiểm soát hàng tồn kho, truy xuất nguồn gốc và phân phối hàng hóa trên thị trường. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có sản phẩm lưu thông tại siêu thị, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu, việc đăng ký mã số mã vạch gần như là yêu cầu bắt buộc.

Vậy thủ tục đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam hiện nay được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Đại Thành sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là phương thức sử dụng dãy số để định danh sản phẩm, dịch vụ hoặc tổ chức và được thể hiện dưới dạng ký hiệu vạch để máy quét có thể nhận diện và xử lý thông tin.

Theo quy định tại Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, mã số là dãy số dùng để định danh sản phẩm, còn mã vạch là hình thức thể hiện thông tin của mã số bằng ký hiệu vạch để thiết bị có thể đọc được.

Việc sử dụng mã số mã vạch giúp doanh nghiệp:

• Quản lý hàng hóa chính xác
• Tăng tính minh bạch trong truy xuất nguồn gốc
• Tối ưu hóa hệ thống bán hàng và kho vận
• Thuận lợi khi đưa sản phẩm vào siêu thị, chuỗi bán lẻ hoặc xuất khẩu

2. Đối tượng được đăng ký mã số mã vạch

Theo quy định pháp luật về tiêu chuẩn đo lường chất lượng, các tổ chức sau có thể đăng ký quyền sử dụng mã số mã vạch:

• Doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa
• Hợp tác xã, hộ kinh doanh
• Tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch để quản lý sản phẩm

Việc đăng ký được thực hiện tại cơ quan quản lý nhà nước về mã số mã vạch thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.

3. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Doanh nghiệp khi đăng ký mã số mã vạch cần chuẩn bị các tài liệu sau:

Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu quy định

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương

Bảng đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã số mã vạch

Thông tin về loại mã doanh nghiệp dự kiến đăng ký (phù hợp với số lượng sản phẩm)

Tùy theo số lượng sản phẩm dự kiến kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại mã doanh nghiệp khác nhau như mã 7 số, 8 số, 9 số hoặc 10 số.

4. Trình tự thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Theo quy định pháp luật hiện hành, thủ tục đăng ký mã số mã vạch được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký quyền sử dụng mã số mã vạch thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến hoặc nộp trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ

Cơ quan quản lý sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung.

Bước 3: Cấp quyền sử dụng mã số mã vạch

Nếu hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ phí theo quy định, cơ quan quản lý sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

Theo quy định mới, thời gian xử lý hồ sơ thường khoảng 07 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.

5. Lệ phí đăng ký mã số mã vạch

Khi đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp cần nộp:

• Phí cấp mã số mã vạch ban đầu
• Phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm

Mức phí cụ thể phụ thuộc vào loại mã doanh nghiệp đăng ký và số lượng sản phẩm dự kiến sử dụng.

6. Cơ sở pháp lý

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch được thực hiện theo các văn bản pháp luật sau:

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật 

Thông tư 10/2020/TT-BKHCN

Nghị định 37/2026/NĐ-CP về quản lý và cấp quyền sử dụng mã số mã vạch.

7. Những câu hỏi thường gặp về đăng ký mã số mã vạch

Đăng ký mã số mã vạch có bắt buộc không?

Pháp luật hiện hành không bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải đăng ký mã số mã vạch. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa bán tại siêu thị, trung tâm thương mại, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu thì mã số mã vạch gần như là điều kiện bắt buộc để quản lý và lưu thông hàng hóa.

Thời hạn sử dụng mã số mã vạch là bao lâu?

Quyền sử dụng mã số mã vạch có hiệu lực trong thời gian doanh nghiệp duy trì việc sử dụng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp phí duy trì hàng năm theo quy định của cơ quan quản lý.

Doanh nghiệp có thể tự tạo mã vạch cho sản phẩm không?

Doanh nghiệp chỉ được sử dụng mã số mã vạch khi đã được cơ quan có thẩm quyền cấp quyền sử dụng. Việc tự ý tạo mã vạch không đăng ký có thể gây khó khăn trong quá trình lưu thông hàng hóa và không được hệ thống quản lý quốc tế công nhận.

Dịch vụ đăng ký mã số mã vạch tại Luật Đại Thành

Luật Đại Thành cung cấp dịch vụ đăng ký mã số mã vạch trọn gói cho doanh nghiệp trên toàn quốc, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ đúng quy định pháp luật.

Chúng tôi hỗ trợ:

Tư vấn lựa chọn loại mã số mã vạch phù hợp với quy mô sản phẩm
Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ đăng ký
Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước
Theo dõi tiến trình xử lý và bàn giao Giấy chứng nhận cho doanh nghiệp

Với đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, Luật Đại Thành cam kết mang đến giải pháp nhanh chóng, chính xác và hiệu quả cho doanh nghiệp trong quá trình đăng ký mã số mã vạch.